はじめに：なぜ今「会議の改善」が必要なのか？
職場で日々開かれる会議。「長時間続くのに結論が出ない」「結局は一部の人だけが話して終わる」「会議準備に時間を取られて本来の業務が進まない」——こうした声を耳にすることは少なくありません。
特に50代以上のビジネスパーソンの中には「会議は昔からそういうものだから仕方ない」と感じている方も多いでしょう。
しかし、デジタル技術やAIが急速に進化している今、会議のあり方を見直すことで、生産性とチーム力を大きく引き上げることが可能です。
会議が非効率になってしまう3つの原因
会議が「長い・疲れる・実りが少ない」と言われるのには、いくつか典型的な理由があります。
- 目的やアジェンダが曖昧
「とりあえず集まろう」と始めた結果、話が脱線しやすくなり、誰も結論を出せないまま時間だけが過ぎていきます。 - 情報の非対称性
事前に資料を読んでいる人と、当日初めて目にする人が同じ会議にいると、理解度に差が出て議論がかみ合わなくなります。 - 発言の偏り
声の大きい人ばかりが話し、静かなメンバーの意見が埋もれてしまうことも。結果として、意思決定に多様性が欠け、チーム全体の納得感も得にくくなります。
AIが変える会議の形（解決策の提示）
こうした課題を解消する鍵が「AIを会議の準備役として活用する」ことです。
- アジェンダ作成の自動化
会議のテーマをAIに伝えると、想定される論点や優先度を整理してくれます。
例）「明日の営業戦略会議で話すべき重要な論点を3つ挙げてください」 - 資料・メールの要約
事前に関連資料や議事録をAIに読み込ませると、短時間で重要ポイントをまとめてくれます。
例）「この10ページの会議資料を3分で説明できる要約にしてください」 - 発言の壁打ち相手
発言に自信がない人は、事前にAIに相談することで、論点を整理できます。
例）「この企画を提案したいのですが、想定される質問と答えを考えてください」
これで会議中も堂々と意見を伝えられるようになります。
ITコーディネータが実際に行った取り組み事例（実例紹介）
ケース1：会議時間を半分に短縮
ある製造業のクライアントでは、定例会議が毎回2時間を超えていました。AIに「次回の会議で決めるべき項目を10個の質問形式でリスト化して」と依頼したところ、議題が明確になり、会議は1時間に短縮。残りの時間を顧客対応に充てられるようになりました。
ケース2：発言が苦手な社員を支援
普段発言が少ないAさんに、AIを「意見を整理する壁打ち相手」として使ってもらいました。
例）「在庫管理システムの改善点を3つ挙げて、上司に説明する文例を考えて」
事前準備のおかげでAさんは自信を持って発表でき、会議での存在感が増しました。
ケース3：議事録の自動化
営業会議を録音し、AIに「10分以内で要点を整理した議事録を作って」と依頼。終了直後に全員へ共有でき、アクションの抜け漏れが激減しました。
すぐに始められる「AI×会議改善」のステップ
１．まず1つの会議で試す
いきなり全てをAIに任せる必要はありません。次回の会議前に「議題を整理して進行表を作って」とAIに依頼するだけでOKです。
２．発言を事前に準備する
「この資料から私が主張すべき3点を抜き出してください」など、AIに相談して自分の考えを整えましょう。
３．会議後の振り返りもAIに
議事録を要約してもらい、「決定事項」「宿題」「次回までの課題」として整理。共有すればチーム全員がすぐに行動に移せます。
まとめ
会議が長引き、結論が出ず、疲労だけが残る——そんな課題を抱える企業は少なくありません。しかしAIを「準備役」として活用すれば、アジェンダ作成、情報整理、発言支援、議事録作成までが一気通貫で効率化されます。
ITコーディネータとしての経験からも、AIを活用することで会議時間を短縮しつつ、参加者全員の意見を引き出せるようになることを実感しています。
次回の会議では、ぜひ一度AIに「議題を整理して」と声をかけてみてください。きっとこれまでにないスムーズで前向きな会議体験が待っています。
詳しい実践例は、拙著 『AI壁打ち入門』（Kindle出版） にまとめています。引き続きこのブログでも発信していきますので、ぜひフォローしてご覧ください。
