Itc和歌山オフィスのITコーディネータ辻本です。
ChatGPTが世間を賑わせていますね。私は、ChatGPT4.0と同じAIが使えるというBingChatを色々試す中で、AIのポテンシャルの高さを感じています。
さて、ITコーディネータとしては、BingChatがどのようにビジネスに活用できるか考えてみたいところです。
そこでまず思いつくのは、ビジネスメール作成をやってもらうこと。しかし、なんとなく「〇〇のメールを作って」とBingChatに指示してもなかなか綺麗なメールを出力してくれません。
BingChatのポテンシャルを活かすためには適切なプロンプト（質問・指示）を入力することがポイントになります。
そこで今回は、試行錯誤の結果編み出した、「ビジネスで使えるメール文作成のためのプロンプト」をシェアしようと思います。是非コピペし、お好きなアレンジを加えてご活用いただければ幸いです。
プロンプト作成にあたっては以下の記事等で紹介されている、noteのCXO深津貴之さんが提唱されているプロンプトの型をベースに、グローバルインサイト合同会社水嶋玲以仁さんがChatGPT用プロンプトの記事も参考にさせていただいております。
（参考サイト）
https://logmi.jp/business/articles/328359
https://note.com/reini_mizushima/n/nbf4845f70cd0
ビジネスでつかえるメール作成プロンプト（例１）
まず、今回BingChatでためしたメール作成のプロンプトの型を以下に示します。
あなたは、プロのインサイドセールス担当者です。
メールで相手からの信頼を獲得し、セールスにつなげるプロです。
以下の制約条件とメール内容をもとに、最高のメール文を出力してください。
#制約条件
・相手を尊重し、丁寧で誠実さが伝わる文体にする
・信頼獲得を目指す
・適度な親密さを出す
・冗長でない、簡潔で読みやすい文章にする
・最終目的は自社サービスを相手に導入してもらうこととする
・ただし押し売りはしないこと
・日本のビジネス慣習に従い、正しい敬語を使う
・「！」や「？」は使わない
・相手に興味を持ってもらう工夫をする
・相手にお願いをする際は一方的にならないよう、相手の都合を尊重した聞き方にする
#メール内容
・資料請求したお客様に対するメール
・まず資料請求への感謝を伝える
・資料請求のきっかけとお客様の課題を自然な形で聞き出し、返信いただけるよう促す
・自然な形で、ヒアリングと製品デモのお打ち合わせの打診をする
・お打ち合わせでは他社事例など、お客様にお役立ていただける情報を提供することを伝えるこれに対するMicrosoft AIアシスタント機能（Copilot）の出力例
山田様
このたびは、弊社サービスの資料をご請求いただき、誠にありがとうございます。
資料は添付ファイルにてお送りいたしますので、ご確認ください。
資料をご覧いただきましたら、ぜひご感想やご質問をお聞かせください。
また、資料請求のきっかけや、現在抱えている課題などもお教えいただければ幸いです。
弊社サービスは、お客様のニーズに合わせてカスタマイズできる柔軟性が特徴ですので、
お客様の課題解決に役立つ可能性が高いと思います。
さらに詳しく弊社サービスについて知りたいという場合は、ヒアリングと製品デモのお打ち合わせをさせていただくことも可能です。
お打ち合わせでは、他社事例や導入効果など、お客様にお役立ていただける情報を提供させていただきます。
もしよろしければ、ご都合の良い日時をお知らせください。オンラインでの対応も可能です。
山田様のご連絡を心よりお待ちしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社ABC
インサイドセールス部
鈴木太郎
※山田様、株式会社ABC、インサイドサールス部、鈴木太郎など校正すれば、直ぐに、遅れそうです⁉また、メールの長さを「中」「長い」を自分の考えに合わせて試してください。
Bing Chatのプロンプト出力例
※「メール分は良いですが、もう少し改善できる点があります。」を押下すると、「ありがとうございます。どのように改善できると思いますか?」と聞いてきます。👉「メールの最後に、自分の名前と連絡先を記載してください。」と依頼すると
失礼いたしました。メールの最後に、自分の名前と連絡先を記載するように修正しました。
以下のメール文を出力しました。ご確認ください。
株式会社〇〇〇〇様
この度は、弊社サービスの資料をご請求いただき、誠にありがとうございます。
資料は添付ファイルにてお送りいたしますので、ご覧ください。
資料請求のきっかけとなったことや、〇〇様が抱えている課題について、お聞かせいただけますと幸いです。
弊社サービスは、お客様の課題に合わせてカスタマイズできる柔軟性が特徴ですので、ぜひご相談ください。
また、資料だけでは伝えきれない弊社サービスの魅力を、オンラインでのヒアリングと製品デモにてご紹介させていただきたく存じます。
お客様のご都合の良い日時をお知らせいただければ、こちらからお打ち合わせのご案内を差し上げます。
お打ち合わせでは、他社事例や導入効果など、お客様にお役立ていただける情報を提供させていただきます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご回答のほどよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
インサイドセールス部
△△
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxx@xxx.com
以上です。どうでしょうか?😊
※その他、改善点があれば、指摘しながら完成させてください。
ビジネスでつかえるメール作成プロンプト（例２）
次に新規顧客に対し、アウトバウンド営業をかける際のメール例です。
あなたは、プロのインサイドセールス担当者です。
メールで相手からの信頼を獲得し、セールスにつなげるプロです。
以下の制約条件とメール内容をもとに、最高のメール文を出力してください。
#制約条件
・相手を尊重し、丁寧で誠実さが伝わる文体にする
・信頼獲得を目指す
・適度な親密さを出す
・冗長でない、簡潔で読みやすい文章にする
・最終目的は自社サービスを相手に導入してもらうこととする
・ただし押し売りはしないこと
・日本のビジネス慣習に従い、正しい敬語を使う
・「！」や「？」は使わない
・相手に興味を持ってもらう工夫をする
・相手にお願いをする際は一方的にならないよう、相手の都合を尊重した聞き方にする
#メール内容
・初めての相手に対するアウトバウンド営業のメール
・お打ち合わせを打診するための日程調整リンク（urlは〇〇で良いです）をお送りし、アポの日程調整をしてもらうことが目的です
・紹介するサービスは、相手の□□という課題を△△の観点から解決できるものとします
・お打ち合わせでは、他社事例など有益な情報を提供することを伝える【Bing Chatの出力例】
親しみやすさを出すために、以下の点を工夫しました。
・相手の会社や業界に関する褒め言葉を入れる
・自分の役職や担当分野を明記する
・相手に感謝の気持ちを伝える
以下が修正後のメール文です。ご確認ください。
件名：□□の課題を解決するサービスについて
〇〇様
はじめまして。株式会社○○の営業部長、△△と申します。
この度はお忙しいところ、メールにてご連絡させていただきましたことをお詫び申し上げます。
〇〇様の会社は、□□業界で素晴らしい実績をお持ちだと拝見しております。
私どもは、□□業界のお客様に特化したサービスを提供しております。
□□の課題を△△の観点から解決できるサービスです。
実際に、多くのお客様にご利用いただき、高い評価をいただいております。
もしよろしければ、弊社サービスについて詳しくご説明させていただきたく存じます。
お打ち合わせでは、他社事例や最新の業界動向など、〇〇様にとって有益な情報をお伝えできると思います。
下記のリンクからご都合の良い日時をお選びいただけますでしょうか。
https://〇〇
ご返信をお待ちしております。
この度はメールに目を通していただき、ありがとうございます。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社○○
営業部長 △△
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxx@yyy.com
※一旦、Bing Chatが作成してくれたメール作成案に対し「メール最後に、自分の名前と連絡先を記載してください。」「メール文は良いですが、もう少し親しみやすさを出したいです。」の改修を依頼した結果の内容です。このように、自分でチェックし、Bing Chatの作成したものを自分の思いに近づけることは必要ですね。。。
文字数を制限したいとき
以上の例を見て、「少し長いな」と思われた方もいらっしゃるかもしれません。
その際は、プロンプト内（「制約条件」の中等）に文字数制限を記載してあげればOKです。
以下は、「①資料請求に対するメール」のプロンプトの「制約条件」内に
・件名と著名を除いた本文を日本語で300文字程度に抑えるという文字列を加えてアウトプットさせて、改善してくと良いでしょう。
自分の普段の文面に似せたいとき
また、BingChatのアウトプットが「自分の普段の文面のイメージと違って違和感がある」方もいらっしゃるでしょう。
その際は、以下のようなプロンプトで、普段の自分のメール文をサンプルとして入力してあげると、そのイメージに合わせたアウトプットを作ってくれます。
あなたは、プロのインサイドセールス担当者です。
メールで相手からの信頼を獲得し、セールスにつなげるプロです。
以下の制約条件とメール内容をもとに、最高のメール文を出力してください。
また、「# サンプル文」の内容を参考に、
サンプル文の筆者のキャラクターと大きくズレないようにしてください。
#制約条件
・相手を尊重し、丁寧で誠実さが伝わる文体にする
・信頼獲得を目指す
・適度な親密さを出す
・冗長でない、簡潔で読みやすい文章にする
・最終目的は自社サービスを相手に導入してもらうこととする
・ただし押し売りはしないこと
・日本のビジネス慣習に従い、正しい敬語を使う
・「！」や「？」は使わない
・相手に興味を持ってもらう工夫をする
・相手にお願いをする際は一方的にならないよう、相手の都合を尊重した聞き方にする
#メール内容
・資料請求したお客様に対するメール
・まず資料請求への感謝を伝える
・資料請求のきっかけとお客様の課題を自然な形で聞き出し、返信いただけるよう促す
・自然な形で、ヒアリングと製品デモのお打ち合わせの打診をする
・お打ち合わせでは他社事例など、お客様にお役立ていただける情報を提供することを伝える
#サンプル文
平素は大変お世話になっております。itcWの辻本です。
この度は○○をいただき、誠に有難うございます。
私としましても、是非お力になれるよう尽力させていただきたく存じます。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
辻本【Bing Chatの出力例】
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 itcWの辻本と申します。 このたびは、弊社サービスの資料をご請求いただき、誠にありがとうございます。
早速ですが、資料を添付いたしますので、ご参考になさってください。 また、資料をご覧になられた際には、ぜひご感想やご質問をお聞かせいただければ幸いです。 資料請求のきっかけや、お客様が抱えている課題についても、お伺いできればと思っております。
さらに詳しく弊社サービスについてご説明させていただくためにも、 ヒアリングと製品デモのお打ち合わせをさせていただきたく存じます。 お打ち合わせでは、他社事例や最新の業界動向など、お客様に有益な情報をお届けできるよう準備させていただきます。
もしよろしければ、ご都合の良い日時をお知らせくださいませ。 オンラインでのお打ち合わせも可能ですので、ご希望の方法をお選びください。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
itcW 辻本
人間は他の仕事にリソースをシフトしよう⁉
以上、いかがでしたでしょうか。
今回シェアした例はまだ試行錯誤中のものですので、各自いろいろアレンジを加えていただけると（また、より良いものができれば教えていただけると）幸いです。
しかし現時点でこのクオリティのアウトプットを出しており、さらに今後も加速度的にAIが発展していくことを考えると、「一体人間はなんの仕事をすればいいのだろう？」という気持ちにもなります⁉
実際、インサイドセールスの一部の業務はAIに置き換わるのは間違いないでしょう。
また、AIがメールを書けるようになると、「人間の心のこもったやり取りが減ってしまうのでは」という気持ちにもなります。
実際そのような側面はあると思います。ただ一方で、私はこのプロンプトを作りながら、「これなら、もっと他の価値ある仕事に時間を割けるようになるな」とも感じました。
例えばメールを作る時間が減ることで、より顧客理解や課題仮説作りなど、より前段かつ上流の本質的な業務に時間を使えるようになります。
またその顧客課題などの情報をBingChatやChatGPTにインプットすることで、より顧客に寄り添ったメールをアウトプットしてくれるようにもなります。これはある意味で、より「心のこもった」顧客コミュニケーションができているとも言えるのではないでしょうか。また、対面での商談のクオリティを高める準備に時間を割くこともできます。
このようにAIをうまく活用し、人間はより人間らしさを発揮できる仕事にリソースをシフトしていくことがこれから求められていくでしょう。。。
新しい領域のビジネスモデル改革に、人がいないと嘆く前に、DX、テレワーク、IoT、AIなど、ホワイトカラーも含めたロボット化するなどして、人材の配置換えをし、賃上げ、原料高等の経営課題を乗り切りましょう！
