スマイルワークス「SmileWorks」とは

クラウドERP「SmileWorks」は、中小企業の経営管理基盤として、販売・仕入・在庫管理、給与・賞与計算・年末調整・マイナンバー管理、経費精算や財務会計など、企業のバックオフィスを全て統合して、自動会計仕訳や資金繰り表の自動作成を実現する全社最適化&自動化を実現する『クラウドERP+EDI+金融連携』のクラウドサービスです。

クラウド型統合業務システム【SmileWorks】
目次

中小企業の経営管理基盤として(クラウド型ERP+EDI)

EDIは、30年ぐらい前から業界としてはあるんですが、クラウドを使ったERPと電子商取引(電子的な受発注だとか請求書のやりとり)を標準の機能で組みこんだものがをクラウドERP「SmileWorks」です。

中小企業の経営管理の基盤としてクラウドを活用した全社最適化自動化のソリューションをクラウドERP「SmileWorks」と言います。

全社最適化ツールとしてのクラウドERP

機能としては、財務会計・販売管理・仕入管理・在庫管理・給与計算・及び経費精算を一つの一体となったシステムとしてクラウドで提供しているクラウドシステムです。

  • ヒト・モノ・カネなど貴重な経営資源の全体管理を実現
  • 業務ごとの分断されたプロセスを自動連携し、二重入力を解消
  • 全ての企業活動データを自動的かつリアルタイムに会計連動

コンセプトとしては大きい企業も、小さい企業もヒト・モノ・カネの経営資源が有限なので、この有限な経営資源をいかに最適化するかというところが重要かなと思います。

  • バックオフィスをまるごと統合管理し業務改革を実現するツールです!

特に、中小企業は、やっぱり人は最近採用しにくく、人が非常に貴重なリソースですし、経営資源になります。

そこで、中小企業において人がどんな業務やってるかっていうところを、ちょっと下ののスライドで見ていきましょう。

全て「紙」と「手入力」で情報連携!
単機能ソフト間の連携も手で再入力が殆ど!

中小企業の人がやっているいる業務(現状:「紙」「手入力」

(現状の流れ)

営業は、だいたい(最近it 業界の営業マンはタブレットを持ったりして自分で処理したりしますけど)

  1. 電話であのアシスタントの人に見積書を作ってもらってそれをFAX か郵送してもらっています。紙です。
  2. それを受け取った発注企業では、「紙」だったり、見積書の情報を「発注伝票」という形で伝票登録します。これは、「紙」だったり、パソコン中に入ってソフトだったしますが中小企業の場合は、スタンドアロンのソフトなので、その担当のパソコンの中に入っているソフトで「紙」(注文書)を出します。それをFAXします。
  3. 「注文書」は「紙」できましす。この「注文書」つまり、この「紙」を、またアシスタントの人が「受注伝票」という伝票に転記し直します入力しますっと「注文請書」を「紙」で出してFAXか送ります。更に社内で「納品指示書」(「出荷指示」)ですね、それから納品書をつけて物を贈ります。
  4. 物が送られてきたら納品書を見て検品をして確かめて、そして、仕入伝票を起こします。
  5. 「紙」で仕入伝票を起こしたら、これ仕入一覧表に入りますと同時に「受領書」とが「検収書」の「紙」で渡します。
  6. 今度は受注企業はこれを「売上伝票」という形で手入力します「紙」でもらったものを手入力して、締日になると請求書を出して売上一覧というところで管理します。
  7. 担当部署が請求書を受け取ったら、経理の担当部署に渡して、「支払伝票」という支払い処理をしてもらうために、伝票を起票して、「紙」の請求書から支払登録を手で入力し、そして銀行のインターネットバンキングを使って振込処理をします。
  8. 振込処理をしたら、今度は受注側の方の企業の経理担当が入金明細を取得してそれを入金伝票というところで入金消込します。
  9. それから「振替伝票」っていう会計ソフトに、貸方借方という形で入れ直します。
  10. また、仕入先も振替伝票を仕入伝票から支払いへ「振替伝票」として会計の複式簿記に直して入れなおします。
  11. 会計事務所の方とか税理士の担当の方にチェックしてもらいます。

これ同じ伝票なのですが、紙と手入力で同じプロセスをやっています。個々のベンダーは、大丈夫ですCSV連携できますからと言いますが、ご存じの通り、CSV連携は、マスターデータがないとエラーになります。

中小企業の場合は、エラーが出るとどう修復すればわからず。あ~面倒くさい!結局、手入力の方が早いということになってしまいます。「紙」でもらって「手入力」して、また、「紙」でもらって延々としている。

これが、コロナのために、これをやるために出社しないといけないという企業が75%いるとのことです!

👉これを電子化しないといけないね!ということになっている。これに対する「SmileWorks」の取り組み!

四つのステージ(商取引管理とバックオフィスの全自動連携)

クラウド型ERP+EDI

単なる販売管理だけ、会計、給与だけの単機能の担当者/部門内の部分最適のみではなく、会社全体の会社全体最適化「見える化」を目指すシステムと国際標準規格をベースにした電子商取引(EDI)も標準に装備したシステムが「SmileWorks」です。

更に、金融機関を連携し、金融機関へのOEM供給による取り組みもできるクラウドシステムです。

クラウドERP+商流EDI+金融EDI(ZEDI)の実証結果

中小企業庁+金融庁+全銀協:【2018~2019年】クラウドERP+商流EDI+金融EDI(ZEDI)による中小企業の生産性向上の実証結果(国連標準フォーマット「CEFACT(中小企業共通EDI)+ZEDI)

この実証実験の中身はこんな感じになってます。

「見積書」を提出して「注文書」を送って「注文請書」を送ってそして「納品書」「検収書」「請求書」「支払明細書」という形行って、最後「請求書」を受け取ったら更新型のAPIを使って銀行に振り込みますこれはのZEDIを使って振り込みます。あの XML の電文が来たらXMLの全部そのままを銀行に渡します。

それをZEDIで受け取って、今度入金されるが受注側の方からすると入金されますので入金明細っていうのを取得すると自分が出した請求書の明細付きできますので、自分が出した請求書の001番の2項目目の50万と3項目目の30万の80万の入金。これとこれの入金です。よっていうのが銀行の明細からくるということで100%自動的にマッチングして消し込みができます。

確認ボタンだけで、この重要な資金繰り管理を自動更新するっていうところが重要です。

現場の情報がリアルタイムに会計/経営に自動反映!これで使える「資金繰り表」

中小企業の場合て資金繰り管理重要ですが出来ないのです。

資金繰り管理なぜできないかというと財務会計のデータを手でやってるとだいたい残高データが出るのが1カ月遅れから2か月遅れです。1か月前のデータですから、

  • 現在残高が過去の残高しか見えない
  • 予定が見えない

会計データで残高現在残高でみて予定データは売上から入金予定・支払予定を持ってこないと資金繰り管理ができません。

これを合わせてやろうとすると巨大の EXCEL シートを作って、伝票一枚一枚めくって、この請求書は何時回収だってが翌々月末だなぁ。。。それを会計の締め処理が終わった後作るわけですので、会計〆後、1ヶ月から2ヶ月ぐらいかかります。そこからがその2ヶ月前の伝票請求書の伝票をさかのぼって一個一個EXCELに入れていくと3カ月かかたりするじゃないですか。

3ヶ月前の資金繰り表上がっても意味ないので、実は中小企業の社長のカンピューターで資金繰りをやっているのが常です、これって、何らかの精度が上がってくるんですけど、コンピューターなんで、なんとか知りたいですよねリアルタイムに知るためにはリアルタイムに情報が連結されていないとできないので、これは全部リアルタイムに連携すると逆にデビューできるじゃないかということで行ってみました。やってみた結果、先ほどお話したこの流れが全部ほぼ自動化できます。

受発注・請求書の電子送受信→自動伝票登録→自動会計連動

効果検証結果

効果検証結果

従来の業務時間を約73.4%削減!更に自動会計連動+自動資金繰り表作成などでは約5~10倍の向上が可能!

業務アプリのマーケットポジショニングマップ

【SmileWorks】のポジションはどこかというとやはりSAP、Oracleみたいな ERPなんだけど中小企業でも使えするものにしていクラウドシステムというところのポジションです。

コンセプトはSAP、OracleのERP 入れようとすると、だいたい3000名ぐらいの規模で5400万ぐらいかかります。もっとかかるケースが多いんですけど、ザクッという償却資産だとするとだいたい月90万くらいの償却になります、中小企業で月90万払えないと思うんで、それをざっと100分の1ぐらいにしようと考え、30名ぐらいの規模希望から一月が9000円で使えるとみんな使ってくれるんじゃないかと思い値付けしました。また、クラウドでサーバー必要ないので、明日から使いますといういうコンセプトです。

2020~2024年の4年間で起こる環境変化

2020年1月=Windows7/8サポート終了

2020~21年=働き方改革法順次施行

      時間外労働上限規制・雇用条件改正など>>給与ソフトの改変や社保手続きの電子化など

2021年1月=電帳法・電子申告(ほぼ)義務化

      資本人1億円以上・所得控除医事・法定調書等>>会計ソフトのクラウド対応/クラウド連携

2023年10月=インボイス方式義務化

      納品書や請求書に事業者情報が必須となる>>販売・仕入管理システムのリニューアルが必要

2024年3月=ISDN(ダイヤルアップ)廃止

      固定電話回線廃止→全てInternetへ>>既存EDIシステムの大型リニューアルが必要

【普及啓蒙施策】クラウドERP+EDIの無償版をリリース

ERPを銀行へOEM

みずほ銀行、福岡銀行と連携。

各銀行のAPI利用料が必要なくなりますので、ソフトベンダーとしてはメリットが大きく、最終的にはお客様も費用的にもメリットが大きいともいます。

更に、先ほどご紹介した【クラウドERP+商流EDI+金融EDI(ZEDI)の実証結果】を享受できることでしょう。。。

IB連携型「バンキングERP」の特徴

次世代経営基盤システム&業務プロセス改革

クラウドERP+EDI+金融連携の【SmileWorks】を物差しにして、貴社の業務プロセスを見直すお手伝いを致します。

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この記事を書いた人

あなたの隣りに何時もいる『ITC顧問』こと、ふくろう博士です。ITC和歌山オフィスの『ITC顧問』スタッフとして、簡単・シンプル・手頃なICTツールを駆使して、あなたの会社の課題解決のお役立ち情報を呟いています。気軽に、フォローなどでお声をお掛けください。
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