中小企業共通EDI推進の為のWin-Winの考察について

中小企業共通EDIの導入を推進するには、発注側(バイヤー)と受注側(サプライヤー)がお互いメリットを感じていただく必要があります。従来のEDIと違い大手と中小企業との力関係にてEDIを推進するのではなく、簡単・便利・低コストを目指した中小企業共通EDIの仕組みは、 発注側(バイヤー)と受注側(サプライヤー) のEDIにまつわる業務プロセスの現状を把握して、中小企業共通EDIのWin-Winの考察を共有することにより、スムーズに中小企業共通EDIの導入が可能となります。その参考資料として Win-Win (両社の導入メリット)の考察してみました。中小企業共通EDIの導入相手先調査の参考にしてください。

目次

現状把握

1.FAX・電話による発注・受注(現状)

■発注側(バイヤー)■受注側(サプライヤー)
•リードタイムが長い
•納期回答が無い
•出荷情報が纏まってくるので、担当者がチェックに苦労している
•自社の発注番号の記載がないので、チェックや仕分けに時間がかかる

(FAX/メール発注処理について)
•PC-FAXやメール(PDF付)を用いて発注いるので、負担になっていないか
受付時の対応時間が長くなる
「何を書いているかわからない」「印字が擦れて読めない」「紙詰まりで届かなかった」などの確認
人的ミスの不安がつきまとう
 打ち損じ、転記ミス、読み間違いなどの入力ミスと入力ミス防止のための入力後のチェック発生。
慢性的に人手不足が解消しない
 チェック業務発生。FAX注文書のファイリング。紙で保管すると検索性が落ちるため、1人の担当者が1件に費やす時間が長くなる。
電話での対応でも、潤沢に受注を受けられるようにするにはオペレータ人員が複数必要になる
取引業務にかかるコストが嵩む
 印刷代、消耗品、郵送費、人件費など
1.FAX・電話による発注・受注(現状)

2.紙による請求書(現状)

■発注側(バイヤー)■受注側(サプライヤー)
請求書受付時の対応時間が長くなる
「どの分の請求か確認に時間がかかる」「何を書いているかわからない」「印字が擦れて読めない」などの確認。
人的ミスの不安がつきまとう
 打ち損じ、転記ミス、読み間違いなどの入力ミスと入力ミス防止のための入力後のチェック発生。
慢性的に人手不足が解消しない
 チェック業務発生。紙の請求書のファイリング。紙で保管すると検索性が落ちるため、1人の担当者が1件に費やす時間が長くなる。
締め日に、潤沢に請求書などを処理できるようにするにはオペレータ人員が複数必要になる
取引業務にかかるコストが嵩む
 人件費、印刷代、消耗品、郵送費、など。
取引業務にかかるコストが嵩む
 印刷、仕分け、封入、発送にかかわる作業コストおよび郵送料などのコストが負担になっている。
業務効率化が図れない
 紙による請求業務は、大幅な業務効率化は望めない。
誤配、遅配、紛失などのリスクがある
発行済みの請求書を探すのに時間がかかる。
 入金消込などで発行済みの請求書を確認する必要があるがが簡単に検索できない。
2.紙による請求書(現状)

中小企業共通EDIを導入によるWin-Winの考察(案)

■簡単・便利・低コストを目指し中小企業に最適化・標準化したEDI導入のメリット(案)

①  紙での取引がなくなり、伝票入力の手間が省ける。

②  手入力業務が省略でき、ヒューマンエラーも回避できる。

③   同じフォーム(データ)を使用するので、チェックもしやすく業務プロセスを整備できる。

④  人件費、FAX、郵送にかかるコストなどを大幅にカットできる。

⑤  取引先と情報共有が簡単にでき、リードタイムの短縮が可能になる。

•中小企業共通EDIの導入による利活用(【受発注データ】【請求データ】など)と独自の情報交換(納期回答、発注番号など)により更に、簡単・便利・低コストを目指した中小企業共通EDIの利用促進が可能です。

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この記事を書いた人

あなたの隣りに何時もいる『ITC顧問』こと、ふくろう博士です。ITC和歌山オフィスの『ITC顧問』スタッフとして、簡単・シンプル・手頃なICTツールを駆使して、あなたの会社の課題解決のお役立ち情報を呟いています。気軽に、フォローなどでお声をお掛けください。
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