なぜ無料ツールだけで業務改善ができるのか？
はじめに
「DXを始めたいけれど、お金をかけたくない」
「システム導入は難しそう」
「ITに詳しい社員がいない」
このような相談をよく受けます。
そんな時、私が最初におすすめするのが
Googleフォーム
です。
無料で使える。
スマホでも使える。
専門知識がいらない。
しかも、多くの中小企業が抱える
「紙」
「転記」
「集計」
「確認」
という問題を一気に解決できます。
実際に私は支援先で、
「まずGoogleフォームから始めましょう」
と提案することが少なくありません。
なぜなら、最も簡単で効果が出やすい「小さく試すDX」だからです。
Googleフォームとは？
Googleフォームは、
アンケートや入力フォームを簡単に作成できる無料ツールです。
例えば、
・日報
・点検表
・顧客アンケート
・問い合わせ受付
・来店予約
・相談申込
・業務改善提案
などを簡単に作ることができます。
入力された内容は自動的に保存され、
Googleスプレッドシートへ連携することもできます。
なぜGoogleフォームが業務改善に向いているのか？
理由はシンプルです。
多くの会社では、
紙
↓
転記
↓
集計
という流れが残っているからです。
この流れを、
入力
↓
自動保存
↓
自動集計
に変えられるからです。
事例①
紙の日報をなくす
【改善前】
現場で紙に記入
↓
事務所へ提出
↓
事務員がExcel入力
↓
集計
【改善後】
スマホでGoogleフォーム入力
↓
自動保存
↓
自動集計
【効果】
✓転記ゼロ
✓集計ゼロ
✓リアルタイム共有
✓紛失ゼロ
事例②
点検表をデジタル化する
製造業や建設業では、
設備点検
安全点検
車両点検
などがあります。
紙の点検表だと、
記入漏れ
保管場所
集計作業
が発生します。
Googleフォームなら、
スマホ片手に入力できます。
写真も添付できます。
点検履歴も自動保存されます。
事例③
お客様アンケートを自動集計する
従来は、
紙アンケート
↓
手入力
↓
集計
でした。
Googleフォームなら、
QRコードを読み取るだけで回答できます。
回答結果もグラフ化されます。
顧客満足度の見える化が簡単になります。
事例④
問い合わせ受付を効率化する
電話だけの受付では、
聞き漏れ
伝達ミス
メモ紛失
が発生します。
Googleフォームなら、
必要事項を事前入力してもらえます。
対応漏れも防げます。
事例⑤
「業務モヤモヤ診断」に活用する
私が活用している
「業務モヤモヤ診断」
もGoogleフォームで作成しています。
回答すると、
・課題の見える化
・改善優先順位
・相談内容の整理
ができます。
相談前の情報収集にも非常に役立っています。
Googleフォーム導入で得られる5つの効果
① 紙が減る
印刷代
保管場所
ファイリング
が不要になります。
② 転記がなくなる
これが最も大きな効果です。
入力は1回だけ。
二重入力がなくなります。
③ 集計が自動になる
Excelへ入力し直す必要がありません。
リアルタイムで集計されます。
④ 情報共有が早くなる
管理者も現場も同じ情報を確認できます。
⑤ ミスが減る
人が入力する回数が減るため、
入力ミスや転記ミスも減少します。
GoogleフォームはDXの入り口
私はよく、
「GoogleフォームはDXの練習」
だとお伝えしています。
なぜなら、
デジタル化の基本がすべて入っているからです。
入力する
↓
共有する
↓
蓄積する
↓
分析する
↓
改善する
DXの基本サイクルそのものです。
よくある質問
Q. ITが苦手でも作れますか？
作れます。
Wordが使える方なら十分です。
質問を入力するだけで完成します。
Q. 費用はかかりますか？
Googleアカウントがあれば無料で利用できます。
Q. スマホでも使えますか？
使えます。
現場でその場入力が可能です。
Q. セキュリティは大丈夫ですか？
適切な設定を行えば安全に運用できます。
利用目的に応じた設計が重要です。
辻本式「最初に作るべきフォーム」
初めてGoogleフォームを使う場合は、
次の順番をおすすめしています。
①日報
↓
②問い合わせ受付
↓
③アンケート
↓
④点検表
↓
⑤業務モヤモヤ診断
この順番で作ると効果を実感しやすくなります。
まとめ
Googleフォームは、
無料で始められる最強の業務改善ツールです。
高額なシステムを導入しなくても、
紙を減らし、
転記をなくし、
集計を自動化できます。
まずは、
「毎日やっている面倒な作業」
を一つ見つけてみてください。
その作業をGoogleフォームに置き換えるだけで、
立派なDXの第一歩になります。
大切なのは、
完璧なDXではなく、
小さく試すDXです。
その小さな成功体験が、
やがて大きな業務改善につながります。
次回予告
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