社内マニュアル・規程・議事録をAIが瞬時に探し出す方法
はじめに
「以前の議事録、どこに保存したかな？」
「就業規則の有給休暇のルールはどこに書いてあった？」
「過去の提案書を探したいけれど見つからない」
このような経験はありませんか？
多くの中小企業では、
・紙の資料
・Word
・Excel
・議事録
・マニュアル
・社内規程
などが様々な場所に保存されています。
そして、
「探す時間」
に多くの時間を使っています。
私は支援現場でよく、
「探している時間は利益を生みません」
とお伝えしています。
そんな課題を解決してくれるのが、
Google NotebookLM
です。
NotebookLMとは？
NotebookLMはGoogleが提供するAIツールです。
ChatGPTやGeminiとの大きな違いは、
自社の資料だけを学習させて活用できる
ことです。
例えば、
・会社のマニュアル
・就業規則
・業務手順書
・提案書
・会議議事録
・商品カタログ
・補助金資料
などを登録できます。
そして、
「この資料の中から答えてください」
という使い方ができます。
なぜ中小企業に向いているのか？
中小企業では、
情報が散らばっています。
例えば、
営業部が持つ資料
↓
経理が持つ資料
↓
社長しか知らない資料
↓
担当者のパソコンにしかない資料
この状態では、
必要な情報を探すだけで時間がかかります。
NotebookLMは、
それらを一つの場所に集め、
AIが検索してくれる仕組みです。
NotebookLMを一言で表現すると？
私はセミナーで、
NotebookLMを
「会社専用のAI図書館」
と説明しています。
本棚に資料を並べる代わりに、
AIに読ませておくのです。
すると、
社員が質問するだけで、
必要な情報を探してくれます。
活用事例①
社内マニュアル検索AI
【従来】
マニュアルを探す
↓
該当ページを探す
↓
読む
【NotebookLM】
「見積作成手順を教えて」
↓
AIが回答
【効果】
✓教育時間短縮
✓新人育成効率化
✓問い合わせ削減
活用事例②
就業規則相談AI
就業規則を登録しておくと、
「有給休暇は何日前に申請するの？」
「慶弔休暇はありますか？」
などを質問できます。
総務担当者への問い合わせも減ります。
活用事例③
会議議事録検索AI
過去数年分の議事録を登録しておけば、
「昨年の展示会の議論内容を教えて」
「前回決まった内容をまとめて」
という質問が可能です。
探す時間が大幅に削減されます。
活用事例④
営業提案支援AI
過去の提案書や事例集を登録します。
営業担当者が、
「製造業向けの提案事例を教えて」
と聞けば、
過去の成功事例を整理して回答してくれます。
新人営業にも効果的です。
活用事例⑤
補助金・制度活用AI
補助金資料や制度資料を登録しておくと、
「この補助金の対象者は？」
「補助率はいくら？」
などを簡単に確認できます。
NotebookLMが優れている理由
一般的な生成AIは、
インターネット上の情報を参考にします。
一方、
NotebookLMは、
登録した資料を優先して回答します。
つまり、
会社独自の情報を活用できるのです。
これは非常に大きな違いです。
辻本式NotebookLM活用法
私は支援現場で、
次の順番で活用することをおすすめしています。
STEP1
業務マニュアルを登録
STEP2
社内規程を登録
STEP3
議事録を登録
STEP4
提案書・事例集を登録
STEP5
業務改善ナレッジを登録
この順番で進めると、
会社の知識が少しずつ蓄積されます。
NotebookLMで実現できること
属人化の解消
「あの人しか分からない」
を減らせます。
教育時間短縮
新人教育が楽になります。
探す時間削減
資料探しが大幅に減ります。
ナレッジ共有
会社の知識が資産になります。
AI活用の土台づくり
将来のAI活用にもつながります。
注意点
NotebookLMは魔法ではありません。
登録する資料が整理されていなければ、
期待した回答は返ってきません。
だからこそ、
私はいつも
業務整理
↓
業務改善
↓
DX
↓
AI活用
の順番をおすすめしています。
NotebookLMも例外ではありません。
中小企業こそNotebookLMを活用すべき理由
大企業は専門部署があります。
しかし中小企業は、
社長や担当者の頭の中に知識が集中しています。
だからこそ、
NotebookLMによる知識の見える化
が大きな効果を発揮します。
私はこれを
「知識の資産化」
と呼んでいます。
まとめ
NotebookLMは、
会社専用のAI図書館です。
社内マニュアル
議事録
規程
提案書
事例集
を登録することで、
必要な情報を瞬時に探し出せます。
探す時間が減る。
教育が楽になる。
属人化が減る。
そして、
会社の知識が資産になる。
これがNotebookLMの最大の価値です。
AIは優秀な社員になります。
しかし、
その前に必要なのは、
会社の知識を整理することです。
まずは、
会社のマニュアルを一つ登録するところから始めてみませんか？
次回予告
「Gemini活用術
AIを優秀な新入社員として育てる具体的方法」
NotebookLMで知識を整理した次は、
実際に仕事を任せるAI活用へ進みます。
