はじめに
あなたの会社には業務マニュアルがありますか？
もしあるとして、
最後に見たのはいつでしょうか？
多くの会社では、
業務マニュアルを作ったものの、
その後ほとんど使われていません。
フォルダの中に眠っている。
共有サーバーに保存されたまま。
印刷されたファイルが棚に並んでいる。
そんな状態になっているケースが少なくありません。
実は、
これまでのマニュアルには大きな問題がありました。
それは、
「探しにくい」
ことです。
しかし今、
生成AIの登場によって、
業務マニュアルの役割が大きく変わろうとしています。
読むマニュアルから、
質問できるマニュアルへ。
今回は、
AI時代の新しいマニュアル活用法についてお話しします。
従来のマニュアルが使われない理由
多くの会社では、
業務マニュアルを作ることが目的になっています。
しかし、
作っただけでは意味がありません。
実際には、
次のような問題があります。
必要なページが見つからない
100ページのマニュアルがあったとしても、
欲しい情報がどこに書かれているか分かりません。
読む時間がない
忙しい現場では、
マニュアルを最初から読む余裕がありません。
内容が古い
作成時から業務が変わっている。
しかし更新されていない。
文章が難しい
専門用語が多く、
新人には理解しにくい。
結果として、
誰も見なくなります。
本当に欲しいのは答えである
例えば、
見積書の作成方法を知りたい時、
社員が欲しいのは
「見積書マニュアル第3章」
ではありません。
欲しいのは、
「どうやればいいのか？」
という答えです。
つまり、
人はマニュアルを読みたいのではなく、
問題を解決したいのです。
AIがマニュアルを変える
ここでAIが登場します。
例えば、
業務マニュアルをNotebookLMへ登録します。
すると、
社員はこう質問できます。
見積書作成の手順を教えてください。
返品処理はどうしますか？
有給休暇申請の流れを教えてください。
するとAIが、
登録されたマニュアルを読み込み、
必要な部分を要約して答えてくれます。
「読む」から「聞く」へ
これは大きな変化です。
これまでは、
探す
↓
読む
↓
理解する
でした。
しかしAI時代は、
質問する
↓
答えが返る
↓
行動する
になります。
つまり、
マニュアルとの関係が変わるのです。
NotebookLMが実現する未来
私が特に注目しているのが、
NotebookLMです。
NotebookLMには、
会社の資料を登録できます。
例えば、
・業務マニュアル
・就業規則
・議事録
・提案書
・社内ルール
などです。
すると、
会社専用のAI図書館になります。
新人教育が大きく変わる
新人が入社したとします。
従来は、
先輩社員に質問していました。
しかし、
忙しい先輩はすぐに対応できません。
そこでAIです。
見積書の作り方を教えてください。
経費精算のルールを教えてください。
取引先登録方法を教えてください。
24時間いつでも質問できます。
新人も遠慮する必要がありません。
ベテラン社員の知識を残せる
中小企業では、
知識がベテラン社員の頭の中にあります。
これが属人化の原因です。
しかし、
その知識をマニュアル化し、
NotebookLMへ登録すればどうでしょう。
会社全体で共有できます。
つまり、
個人の知識が会社の資産になるのです。
AIはマニュアルを作る側にも使える
実はAIは、
マニュアルを読むだけではありません。
作ることも得意です。
例えば、
業務内容を箇条書きで入力すると、
AIが手順書として整理してくれます。
作業内容
↓
AIが文章化
↓
マニュアル完成
という流れです。
これまで何時間もかかっていた作業が、
大幅に短縮されます。
AI時代のマニュアル作成法
私は企業支援の現場で、
次の順番をおすすめしています。
STEP1
業務整理を行う
STEP2
簡易マニュアルを作る
STEP3
Googleドライブへ保存
STEP4
NotebookLMへ登録
STEP5
AIで検索・活用する
これだけで、
会社の知識基盤ができます。
マニュアルは会社の財産になる
従来、
マニュアルは教育資料でした。
しかしAI時代は違います。
マニュアルは、
AIの学習データになります。
つまり、
会社の知識資産です。
整備されたマニュアルが増えるほど、
AIは優秀な社員になります。
AI活用と業務整理の関係
ここで重要なことがあります。
マニュアルをAIに読ませるためには、
まず業務整理が必要です。
仕事の流れが整理されていなければ、
良いマニュアルは作れません。
良いマニュアルがなければ、
AIも活躍できません。
だから私は、
業務整理
↓
業務改善
↓
マニュアル化
↓
DX
↓
AI活用
↓
生産性向上
という順番をおすすめしています。
AIは知識を引き出す社員になる
私はよく、
NotebookLMを
「知識を引き出す社員」
と表現します。
知識そのものを持っているのではありません。
会社にある知識を探し出し、
整理してくれるのです。
まとめ
これまでのマニュアルは、
読むものでした。
しかし、
AI時代のマニュアルは違います。
質問できるものになります。
探す時間が減る。
教育時間が減る。
属人化が減る。
そして、
会社の知識が資産になります。
私はこれからの時代、
マニュアルは
「作るもの」
から
「AIと対話するための知識基盤」
へ変わると考えています。
AIは優秀な社員になります。
しかし、
その社員を育てるのは、
会社の知識です。
まずは一つ、
業務マニュアルを整理するところから始めてみませんか？
そこから、
AI活用の本当のスタートが始まります。
次回予告
中小企業がAI導入で失敗する3つの理由
なぜ最新のAIを入れても成果が出ないのか？
AIを導入したのに使われない。
期待した成果が出ない。
そんな企業には共通点があります。
次回は、AI導入が失敗する本当の理由について解説します。
