メールで受け取った「注文書」「請求書」の紙出力保存がNG❕❓

2022年1月に「電子帳簿保存法」改正にあたり、留意すべき改正点があります。それが「電子取引データの紙出力保存の廃止」です。この改正で、電子取引データは原則通り電子データでの保存が義務付けられることとなります。「電子取引データの紙出力保存の廃止」についてその内容を解説し、どのように対応していくべきかご紹介します。

目次

電子取引は電子データの保存が必須となります!

電子取引データの紙出力保存の廃止について、「令和3年度税制改正の大綱」では以下のように記述されています。

申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務者が行う当該電磁的記録の出力書面等の保存をもって当該電磁的記録に代えることができる措置は、廃止する。

令和3年度税制改正の大綱

そもそも電子取引とは、発注書や領収書などに記載される取引情報を電磁的方式により授受する取引のことです。たとえば、EDIシステムを使った取引や、インターネット等による取引、電子メールによって取引情報を受け渡しする取引、Webサイトを通じた取引などが該当します。電子帳簿保存法では、これらの電子取引に係る取引情報の保存義務を定めています。
 現在、それらの取引情報は、原則の電子データとして保存する方法に加えて、その電子データを出力して紙で保存する方法も認められていました。しかし、改正後は「令和3年度税制改正の大綱」の記述にある通り書面での保存措置が廃止され、電子データによる保存が義務付けられます。
 つまり、これまでは書面に出力して保存することで電子帳簿保存法の保存要件を気にする必要がなかった企業も、要件にしたがって電子データを保存することが必須となるため、これまでの運用や取引方法を見直す必要があるという事です。

運用の見直しが必要なケースとは!?

電子取引データの保存義務は、発行側・受領側双方に発生しますが、今回は注文書を受領する側の観点から、2022年1月以降、具体的にどのような場合に運用の見直しが必要なのか?いくつかのケーススタディをご紹介します。

【ケース1】紙で受領している場合

紙で受領している場合は、電子取引には該当しないため、紙の保存のままで問題ありません。または、今回多くの要件緩和が予定されているスキャナ保存の制度に従って、電子化して保存する運用となります。

【ケース1】紙で受領している場合

【ケース2】電子メールで受領している場合

電子メールにより注文情報を受領している場合は、電子取引に該当するため、その情報を電子データとして保存する必要があります。具体的には、電子メール本文に注文情報が記載されている場合はその電子メールを保存、電子メールの添付ファイルによって注文書を受領している場合はその添付ファイルを保存しなければなりません。更に、電子帳簿保存法に定める保存要件も満たさなければならないので、単に当該メールを保存するだけでは、「検索性」の要件を満たしていない等の理由で、罰則対象となる可能性もあります。この点は、国税庁が出した電子帳簿保存法一問一答(問4)もご参照下さい。また、電子帳簿保存法の電子取引データの保存要件については、EDI取引情報を自社の社員が勝手に訂正・削除しないように社内規程を定めるか、取引先が勝手に訂正・削除しないように取引先間で契約を締結するかの、何れかの方法を実施する必要があります。

したがって、電子メールで受領している場合は、メール内のデータを取り出してタイムスタンプを押すか、事務処理規定を備え付けて、見読性、検索性等の保存要件を満たす外部記憶媒体に保存する対応が必要です。または、別途、紙で注文書を送付してもらい保管するという手段もあります。いずれも手間となるため堅実な方法とはいえないでしょう。

【ケース2】電子メールで受領している場合

【ケース3】EDIで受領している場合

いわゆるEDI取引も電子取引に該当するため、電子帳簿保存法の対象となり、データの保存義務が発生します。 EDI とは、”Electronic Data Interchange”の略語で、「電子データ交換」と訳されます。受発注、出荷、請求、支払いなどの各種取引情報を、標準化された規約(プロトコル)に基づいて企業双方向で通信し、コンピューターで自動的に処理する仕組みを指します。

EDIシステム上でデータを保存するとなると、やはり電子帳簿保存法の保存要件を満たさなければなりません。保存期間や検索性、見読性などの保存要件を満たさないEDIシステムで注文データを受けている場合、これまでは紙で出力し書面で保存する代替方法が認められましたが、今回の改正でこの対応が不可となりました。
 そのため、電子メールの場合と同様に、データを取り出し保存要件を満たした上で外部の記憶媒体で保存する運用に変えるか、あるいは別途、紙で注文書を送付してもらうことが必要となります。しかし、取引のたびにそのような作業が発生しては、EDI導入のメリットである業務効率化から逆行してしまうため、やはり保存要件をすべて満たすEDIシステムに置換することが推奨されます。

【ケース3】EDIで受領している場合

電子帳簿保存法に対応するなら、クラウド型EDIがおすすめ!!

2022年1月より施行される「電子帳簿保存法」の改正に関して、「電子取引の紙出力保存の廃止」について説明してきました。ケーススタディで述べたように、メールやEDIシステムからデータを取り出し、タイムスタンプや事務処理規定を備え付けて外部の記憶媒体で保存する運用は、コストや手間がかかりあまり、現実的とはいえません。しかし、紙での取引に完全移行するのも、ペーパーレス化の流れから逆行することとなり、さらに手間が増える結果となるでしょう。
 そうなるとやはり、電子帳簿保存法の保存要件を全て満たせるようなEDIシステムを導入することが、一番合理的な選択ではないでしょうか。また2020年10月改正で、ユーザーが自由にデータを改変できないシステム(クラウドサービス等)を利用していれば、他の措置を行わず保存できることになりました。そのため、クラウド型のEDIサービスを利用すれば、タイムスタンプや事務処理規定の備え付けは不要となります。

今回の「電子取引の紙出力保存の廃止」は、これまでの運用を大きく見直さなければならない可能性をはらむものですが、より効率的な取引方法に乗り換える良いタイミングかもしれません。今一度、現在の運用を見直し、電子帳簿保存法の改正に対応していきましょう。

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この記事を書いた人

あなたの隣りに何時もいる『ITC顧問』こと、ふくろう博士です。ITC和歌山オフィスの『ITC顧問』スタッフとして、簡単・シンプル・手頃なICTツールを駆使して、あなたの会社の課題解決のお役立ち情報を呟いています。気軽に、フォローなどでお声をお掛けください。
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