こんにちは。
ITコーディネータの辻本泰雄です。
私はこれまで37年間、IT業界でシステムエンジニア、プロジェクトマネージャー、事業企画、ITコーディネータとして活動してきました。また、働き方改革を推進する行政機関でも、多くの企業の業務改善や職場環境の整備に携わってきました。
現在は、その経験を活かし、中小企業の皆さまに向けて「AIで加速させる生産性向上」のお手伝いをしています。
私のモットーは、
「シンプルでわかりやすく」
です。
難しい専門用語ではなく、現場で実践できる方法を大切にしています。
「働き方改革」と「生産性向上」はセットで考える
多くの企業経営者の方から、
「毎日忙しいのに成果が増えない」
「頑張っているのに仕事が終わらない」
という声をお聞きします。
しかし、その原因は能力や努力不足ではありません。
私は長年の経験から、
「働き方改革なくして生産性向上なし」
「生産性向上なくして働き方改革なし」
と考えています。
働く環境を整えずに生産性だけを求めても続きません。
逆に、生産性を上げなければ働きやすい環境も維持できません。
この2つは表裏一体なのです。
AI導入がうまくいかない本当の理由
最近は生成AIが注目され、
「AIで業務を効率化したい」
という相談が増えています。
しかし、AIツールを導入しただけで成果が出るケースは多くありません。
なぜでしょうか。
それは、
AIに渡す仕事そのものが整理されていないからです。
AIは優秀な社員のような存在です。
しかし、
・目的が曖昧
・背景が不明
・ルールが決まっていない
という状態では、本来の能力を発揮できません。
優秀な社員でも、指示が曖昧なら成果は出せないのと同じです。
AI活用成功のための3ステップ
私は企業支援の現場で、次の3ステップを提案しています。
STEP1 業務整理（土台づくり）
まずは現状を整理します。
・何をしているのか
・誰が担当しているのか
・どこで時間がかかっているのか
を見える化します。
ムダな作業や重複作業を整理することで、生産性向上の土台ができます。
STEP2 DX（デジタル化）
整理された業務をデジタル化します。
例えば、
・紙からデータへ
・手入力から自動化へ
・個人管理から共有管理へ
といった改善です。
情報共有がスムーズになり、業務効率が大きく向上します。
STEP3 AI活用（高度化）
整理された業務と蓄積されたデータを活用して、AIによる支援を行います。
例えば、
・メール作成
・議事録整理
・報告書作成
・マニュアル作成
・データ分析
などです。
AIは人の仕事を奪う存在ではありません。
人が考えるべき仕事に集中するためのパートナーです。
生産性を下げる「見えない仕事」
現場を訪問すると、次のような問題をよく見かけます。
・同じ内容を何度も入力している
・Excel、紙、LINEに情報が散らばっている
・特定の人しかわからない仕事がある
一つひとつは小さな問題です。
しかし積み重なると、大きな時間ロスとなります。
私はまず、
「やめる」
「減らす」
「整える」
という順番で改善を考えます。
高額なシステムを導入する前に、できることはたくさんあります。
AIは「たたき台作成係」として使う
AI活用で大切なのは、
「完璧な答えを求めないこと」
です。
私が現場でおすすめしているのは、
AIを優秀な部下として使う方法
です。
例えば、
・企画書の骨子
・報告書の構成
・メールの下書き
・会議メモの整理
などをAIに任せます。
すると、ゼロから作る時間が大幅に削減されます。
AIは完成品を作るのではなく、
「質の高いたたき台を瞬時に作る」
存在として活用すると大きな効果を発揮します。
まずは「小さく試すDX」から
DXやAIという言葉を聞くと、
「大きなシステムが必要そう」
「費用が高そう」
と思われるかもしれません。
しかし、そんなことはありません。
私は、
「小さく試すDX」
をおすすめしています。
小さな改善を積み重ねることで、大きな成果につながります。
まずは目の前の業務のモヤモヤを整理することから始めてみませんか。
まとめ
AIは非常に優秀なツールです。
しかし、その前に必要なのは業務整理です。
業務整理
↓
DX
↓
AI活用
この順番で進めることで、AIは初めて本来の力を発揮します。
もし、
「何から始めればよいかわからない」
「AIを導入したいが不安がある」
という方は、ぜひお気軽にご相談ください。
あなたの会社に合った、無理なく続けられる生産性向上の方法を一緒に考えていきましょう。
ITコーディネータ
辻本 泰雄
