コミュニケーションや書類の手続き、セキュリティまで、これからの働き方を考えるときと思います。withコロナの時期だからこそテレワーク環境を含めトータルに十社十色の最適ソシューションが必要と思います。
ICTで整えましょう、十社十色の働きやすさを。。。
たとえば、下記のようなところからです。
- ハンコがなくても、書類手続きをスムーズに：出社しなくても、ハンコがなくても、電子化で申請・承認をスムーズに。
- どんなネット環境でも、PCやモバイルを安全に：どこにいても、どんなネット環境でも、端末をウイルスなどの脅威から守る。
- 離れていても、コミュニケーションをスムーズに：離れていても、社員同士や、得意先とのやり取りをスムーズに。
- どこにいても、データを速やかに共有：オフィスにいるのと同じように、資料やスケジュールを作成・共有。
- 勤怠を正しく把握して、長時間労働を抑制へ：社員の勤怠や仕事内容を正確に集計・管理して、長時間労働を抑制へ。
テレワークでのコミュニケーション7つの作法
遠くを表す接頭語「テレ」と働くを表す「ワーク」を合わせてできたことばです。同じような言葉で「リモートワーク」という言葉もありますが、「テレワーク」は、国の施策として、進んできた感が強いです。また、みんながテレワークであり、元プロジェクトマネージメントの観点から関係者全員が離れて仕事をする上でのコミュニケーションにおいて、七つの作法を紹介します。主に、相手が見えないことによる不信感が見えないことによる不信感を減らすための作法です。
- 依頼内容を明確にする
- 迅速なリプライ
- 成果物に対して感謝を伝える
- 電話ではなく図表、写真、数値、テキストで
- 議題と時間を決めたオンライン会議
- 納期厳守
- 対面での会話
具体的に説明します。
一つ目は、「依頼内容を明確にする」とは、言ったつもりが誤解を招く。
二つ目は、「迅速なリプライ」は、メールやメッセージを読んだら受領確認を入れる。
三つ目は、「成果物に対して感謝を伝える」は、タイトルどり、成果物に対して感謝を伝えことです。
四つ目は、「電話ではなく図表、写真、数値、テキストで」は、テレワークでは時間当たりの成果物で評価される。その時に重要なのは、時間です。相手の時間を強制的に奪う電話は良くないツールです。
五つ目は、「議題と時間を決めたオンライン会議」は、顔を見ることは安心感と連帯感に有効です。
六つ目は、「納期厳守」は、遅れそうになったら早めに連絡・相談することです。
七つ目は、「対面での会話」は、特に、新人や顔なじみのないメンバーとは、初めのうちに会っておく。人は関係性の中でコミュニケーションを行うので、初期の段階でどんな感じの人かを知っておくと詮索する手間が省けて効果的です。
以上、これらの七つは、同じオフィス空間にいると、私たちが何となく無意識に整えているコミュニケーションのベースです。テレワーク環境では仕事をする場合に少し意図的に関係性を補う必要があります。
withコロナ、afterコロナの時代のテレワークによる働き方には欠かせないコミュニケーションの七つの作法です。是非、実践してみましょう。。。
コミュニケーションのDXは始まったばかり
この春以降、withコロナで、多くの対面コミュニケーションがWeb会議などのデジタルツールに置き換えられました。ネット越しの映像コミュニケーションツール「Zoom」が有名ですね。コミュニケーションのDX（デジタルトランスフォーメーション）の時代がやって帰化のように思います。
しかし、従業員が1年、2年と長期にわたって在宅勤務を続けて、本当に成果が最大化できるかというと、ハードルは高いと思います。テレワークが制度としてもきちんと機能している会社も決して多くないと思います。
Web会議ツールで代替えできるのはあくまでコミュニケーションの一部であり、リアルに顔お合わせたり、大勢で一カ所に集まったりしなければ通じ合えないことはまだまだ多いと思います。
ただ、テクノロジーの力でコミュニケーションの機会や形が格段に広がったという事実を多くの人が知ったことは、非常に有意義であったとおもいます。Web会議の先にあるコミュニケーションのDXに向け、探究していく必要がありますね。。。
