忙しいのに利益が増えない会社が最初に取り組むべき「小さく試すDX」とAI活用法
「毎日忙しいのに成果が出ない…」そんな悩みはありませんか？
朝から晩まで働いている。
社員も頑張っている。
それなのに利益が増えない。
新しいことに取り組みたいのに時間がない。
そんな悩みを抱えている経営者の方は少なくありません。
私はこれまで37年間、IT業界で企業の業務改善に携わり、現在はＩＴコーディネータとして中小企業の支援を行っています。
その中で強く感じるのは、
「問題は人ではなく、仕事の流れにある」
ということです。
経営者も社員も十分頑張っています。
しかし、その頑張りが成果につながらないのは、業務の流れが整理されていないからなのです。
なぜ忙しいのに成果が増えないのか？
多くの企業では次のような状態が発生しています。
✓ 同じ内容を何度も入力している
✓ Excel・紙・LINEに情報が分散している
✓ 特定の人しか分からない業務がある
✓ 作業ミスややり直しが多い
✓ どこにムダがあるか分からない
✓ 忙しいのに利益が増えない
実はこれらは別々の問題ではありません。
共通する原因があります。
それは、
「業務整理不足」
です。
DXやAI導入が失敗する本当の理由
最近は生成AIやDXが注目されています。
しかし、
・ChatGPTを導入したが使われなくなった
・システムを入れたが効果が出ない
・DXが途中で止まった
という相談が増えています。
なぜでしょうか？
理由は簡単です。
AIやシステムに渡す仕事のルールが整理されていないからです。
私はよく、
「AIは超優秀な新入社員です」
と説明しています。
どれだけ優秀な新入社員でも、
「適当にやっておいて」
と言われたら困ります。
AIも同じです。
目的
背景
ルール
判断基準
これらが整理されて初めて力を発揮します。
生産性向上を実現する5ステップ
私が支援現場で提唱しているのが、
【生産性向上DX5ステップ】
です。
STEP1 業務整理
まずは現状を見える化します。
・何をしているのか
・誰がしているのか
・なぜしているのか
を整理します。
STEP2 業務改善
ムダ・ムラ・ムリをなくします。
特に、
・二重入力
・転記作業
・探す時間
・確認待ち
を減らします。
STEP3 DX
改善した業務をデジタル化します。
高額なシステムではなく、
Googleフォーム
Googleスプレッドシート
Googleドライブ
など身近なツールから始めます。
STEP4 AI活用
整理された業務とデータを活用して、
・メール作成
・議事録整理
・提案書作成
・求人原稿作成
・日報分析
などを自動化します。
STEP5 生産性向上
時間が生まれます。
利益が増えます。
経営判断が速くなります。
社員の負担も減ります。
これが本来の目的です。
「小さく試すDX」とは何か？
DXと聞くと、
「何百万円もかかりそう」
「専門知識が必要そう」
と思われる方が少なくありません。
しかし本来のDXはもっと身近です。
例えば、
事例1 紙の日報をやめる
Googleフォームに変更するだけで、
転記作業がゼロになります。
事例2 Excelを一つにまとめる
バラバラのExcelをGoogleスプレッドシートに集約します。
情報共有が簡単になります。
事例3 書類探しをなくす
スマホで撮影しGoogleドライブへ保存。
検索で1秒で見つかります。
たったこれだけでも、
年間数十時間〜数百時間の削減になることがあります。
AIが最も得意な仕事
AIは完成品を作るよりも、
「たたき台作り」
が得意です。
例えば、
・メール
・提案書
・求人広告
・マニュアル
・議事録
などです。
これまで30分悩んでいた作業が、
10秒でスタートできます。
人は確認と修正だけに集中できます。
つまり、
AIは仕事を奪う存在ではなく、
仕事をラクにする相棒なのです。
中小企業向けカスタムAIとは？
最近はGoogle GeminiやNotebookLMを使い、
自社専用AIを作ることも可能です。
例えば、
日報分析AI
現場の日報を貼り付けるだけで課題抽出
提案書作成AI
顧客情報から提案書作成
FAQ回答AI
社内ルールを即回答
業務改善カルテAI
モヤモヤ診断から改善提案を自動作成
このような仕組みを低コストで実現できます。
よくある質問（FAQ）
Q1 AIは難しくありませんか？
大丈夫です。
最近のAIは会話形式で利用できます。
スマホが使える方なら十分活用できます。
Q2 高額なシステムは必要ですか？
必要ありません。
まずは無料または低コストのツールから始めることをおすすめしています。
Q3 DXとAIはどちらが先ですか？
業務整理が先です。
整理された業務にDXを行い、その後AI活用が効果を発揮します。
Q4 小規模事業者でも利用できますか？
もちろんです。
むしろ人手不足の企業ほど効果が大きくなります。
まずは「業務モヤモヤ診断」から始めませんか？
もし、
「どこに問題があるのか分からない」
「何から始めればよいか分からない」
という場合は、
まず現状を見える化することから始めましょう。
私は相談現場で
「業務モヤモヤ診断」
を活用しています。
診断結果をもとに、
あなたの会社専用の
・業務改善カルテ
・AI活用アイデア
・改善の優先順位
を一緒に整理します。
まとめ
AIは確かに優秀です。
しかし、
AIの前に業務整理。
これが成功の近道です。
業務整理
↓
業務改善
↓
DX
↓
AI活用
↓
生産性向上
この順番で進めることで、
無理なく、着実に成果が出始めます。
まずは小さな一歩から始めてみませんか？
あなたの会社の「モヤモヤ」を一緒に整理するお手伝いをいたします。
【無料相談受付中】
「こんなこと相談してもいいのかな？」
そんな内容こそ大歓迎です。
お気軽にご相談ください。
